電子郵件收件箱-傳說中的沉默殺手

　　為了重新奪回對電子郵件的控制權，意識到它對生產力的真正障礙，作者建議你首先采取以下步驟：

　　意識到電子郵件僅僅是一種溝通工具。它不是一份工作。如果商業信息能夠有效地通過其他方式溝通的話，你可能會希望這么做。如果使用得當，紙質溝通、電話和會議都同等有效。

　　和自己明確什么時間去打開郵箱，間隔多長時間開一次郵箱。關閉任何郵件到達的消息和提醒。這些消息總是看起來很緊急，可是很少真的有那么緊迫。信不信由你，黑莓和iPhone已經關閉了這些開關。

在他們的新書《Slay the E-Mail Monster》（殺死電子郵件大怪獸）之中，作者Mike Valentine和Lynn Coffman選擇了亞洲龍作為封面裝飾，用它象征著每個辦公室員工和經理們都會面對的大怪獸問題。

　　他們的建議是：在電子郵件這個大怪獸殺了你之前，殺掉它。對銷售來說，沒有時間可以被浪費在沒有產出的事情上。如果你不斷地陷入電子郵件的黑洞，就沒有辦法完成交易。

　　Valentine 表示，“在我們在豐田的生產力教練過程中，我們被要求對這家汽車制造商的辦公室員工采用精益生產原則，包括將減少浪費的概念作為提高生產力的一種方法。”Valentine還表示，“我們和日本人學到了一個詞：muda。這個詞指的是浪費的行動或者是無法增加價值或者非生產性的行為。”
　　打開并且處理收件箱里的每一封電子郵件。收件箱不是文件柜。它只是你的一個郵箱，一旦你看完了一封郵件后，要么就刪除，要么就把這封郵件移動到該去的地方。你永遠都不會僅僅是因為你還沒準備好付賬就把沒支付的賬單塞回家里的郵箱里。所以也不要在電子郵件的收件箱上做這樣的事。為正在處理的家務創建一個目錄。

　　 采用一些方法減少你收到的電子郵件的數量。如果你不希望看到所有的這些FYI（供參考）的郵件，你就應該告訴別人。要求別人把例外報告給你，而減少那些常規性的業務信息。減少那些和你的工作無關的通訊組。告訴別人你喜歡接受何種通信。

　　 不要過度發送。清理你的通訊組列表。不要答復所有的信息。避免發送無用的FYI郵件。總是要注意你在自己的業務溝通中是否正確地使用了這種溝通工具。

　　Valentine表示，“即使你是一名勤奮工作的知識工作者，我們的研究顯示，你平均每周也要有八小時被浪費在電子郵件上。”他還表示，“采用以上步驟能夠幫你節省下來這些時間，讓你關注那些我們稱之為價值工作：對你的成功最為重要的那些項目。”

　　他們發現知識工人們最大的muda就來自于電子郵件處理不當。

　　電子郵件無情地偷取我們的時間，每次只是一小塊時間，可是積少成多，每個星期都會有數個小時的時間被浪費在上面。很多辦公室的員工和經理們都是用生產工人無法做到的方式來彌補這種損失。通常，知識工人們都是在自己的時間里處理電子郵件的，這可能是晚上，也可能是周末。

　　Lynn Coffman 表示，“工人倦怠是不可避免的結果。”Lynn Coffman還表示，“muda會殺了我們。”

　　Valentine認為，精益原則在制造環境中取得的成功比在服務行業里更高。一個顯而易見的重要原因是：制造流程可能會受到技術的影響，但是永遠不會屈從于它。